Tendances et évolutions de la collaboration en entreprise

En 2015, plusieurs tendances numériques ont marqué les comportements : l’intranet étendu, les espaces collaboratifs, les réseaux sociaux d’entreprise, l’innovation participative et encore, la mobilité (créant le phénomène BYOD « bring your own device ») poussée notamment par la possibilité d’accès à distance des applicatifs métiers.

En 2014, 64% des entreprises déclarent des espaces collaboratifs selon l’Observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique : des espaces projet, des communautés d’intérêts ou encore des espaces géographiques voient le jour afin de maximiser la collaboration.

Les outils collaboratifs se sont donc multipliés et se munissent d’équipement au service de l’interaction par la voix, le texte ou l’image. Ceci explique le succès des systèmes de messagerie instantanée et des outils de web conférence qui permettent d’abolir la distance physique, spécifiquement sur des environnements où les salariés sont en déplacement (services commerciaux ou autre). A titre d’exemple, la messagerie Skype Entreprise (ex Lync), proposée par Openhost ou VTX, permet d’échanger instantanément via un système de « tchat », d’organiser des visioconférences et de passer et recevoir des appels.

Les usages dont donc fortement impactés par de nouveaux besoins car les salariés sont en demande d’espaces collaboratifs divers :
•    Annuaire interne,
•    Webmail,
•    Moteur de recherche,
•    Base documentaire,
•    Agenda partagé,
•    Forums, blogs, wikis
•    Espaces de travail partagé…

Utiliser une plateforme collaborative pour améliorer sa communication interne
Cette tendance collaborative fait écho à la transformation numérique que vivent actuellement les entreprises ; les outils qui permettent cette transformation sont d’ailleurs au cœur de cette dynamique.

Nous parlons donc bien d’outils collaboratifs ! Mais ceux-ci ont migré dernièrement vers les réseaux sociaux d’entreprise : ils sont donc de plus en plus imbriqués pour fournir à l’usager des fonctionnalités complètes : un blog, mixé avec l’annuaire interne, et une messagerie instantanée sur la même interface.

SharePoint, la solution de Microsoft, existe depuis 2001 et a connu un succès fulgurant. C’est la solution la plus utilisée en termes d’intranet et de travail collaboratif dans le monde. On recense à minima 6 millions d’utilisateurs. Et 2/3 des professionnels de l’informatique en entreprise l’utilisent, selon l’Observatoire de l’Intranet. Mais ce n’est pas tout : pour répondre aux besoins des salariés, Microsoft a couplé SharePoint à Yammer (réseau social d’entreprise) pour plus de collaboration.

SharePoint offre ainsi de réels avantages en termes de communication interne : le partage de fichiers,  la création de portails intranet, un moteur de recherche, tableaux de bord, (etc) : bref, des fonctionnalités qui permettent de gagner du temps et d’optimiser la gestion de ses contenus. Lorsque l’on sait que « rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire », on imagine aisément l’intérêt de ce type de solution en entreprise.