Logiciel de gestion de projet, pilotage de portefeuille : Quelle solution pour quel usage ?

Outiller sa gestion de projet c’est très bien mais pour quelle solution opter ? La réponse élémentaire est de s’appuyer sur des outils bureautiques. Cela fonctionne quand le nombre de projet est très limité et les attentes faibles.

L’étape d’après consiste à installer des logiciels comme Microsoft Project, Gantt Project ou bien des approches alternatives de type mindmapping. Mais là, la collaboration est très limitée et se résume à de l’échange de fichier par mail. Ensuite, les logiciels de gestion de projet collaboratifs permettent aux équipes projets de partager en temps réel et simplement l’avancement, les listes de tâche, etc. d’un projet.

De la gestion de projet à la collaboration …

La solution BaseCamp, parmi d’autres, répond agréablement à ce besoin pour une équipe réduite. Mais s’il y a plus d’une dizaine de projets à gérer, il est souhaitable d’opter pour une solution de gestion de portefeuille projets. Ce type de logiciel, en plus de ces fonctions de base, des fonctions de pilotage de portefeuille, de capacity planning et une solide gestion des accès. Cette solution va aider à déployer des pratiques communes, à capitaliser les expériences et à gérer la volumétrie. Elle va surtout permettre d’avoir une vision d’ensemble sur les projets, d’y voir clair et de traiter les points prioritaires !

Project Monitor, logiciel de portefeuille de projets et de suivi réunit les fonctions d’un logiciel de gestion de projet et de pilotage d’une manière simple et intégrée. Microsoft propose de répondre à ce besoin en couplant Sharepoint, Office 365 et Project. (Voir schéma 1).

Bâtir le QG des projets

Pour un usage collaboratif efficace, il est essentiel que tous les acteurs jouent le jeu et mettent à jour les données d’avancement des projets. C’est nécessaire pour eux, pour leurs équipes qui doivent pouvoir se fier aux données et pour le management qui doit coordonner différents projets.

Plusieurs facteurs clés de succès doivent être réunis pour atteindre cet objectif.
•    Le logiciel doit être simple à utiliser et accessible à des non-professionnels de la gestion de projet. Tous les membres des équipes projet doivent être des producteurs d’information et donc doivent être à l’aise sur la solution, avec peu ou pas de formation.
•    Les données mise à jour doivent être utiles à d’autres, dans une logique collaborative. Si personne ne consulte le planning du projet, le chef de projet a peu de raison de le mettre à jour ! Avant d’ajouter une donnée de suivi de projet, il faut donc se demander : cette donnée, une fois saisie, va-t-elle être utilisée ?
•    La gouvernance de l’entreprise et des projets doit s’appuyer sur les informations de la solution de gestion de projet. Celle-ci doit donc proposer les restitutions nécessaires pour chaque instance : comité de Direction, comité Projet, comité de Pilotage, etc.

Pour devenir le QG des projets, la solution de gestion de projet doit donc répondre aux besoins d’utilisateurs variés ! Elle doit être utilisée directement, avec un vidéo projecteur, pour animer une revue de portefeuille en remontant les arbitrages et en donnant accès aux fiches projet. Un chef de projet doit pouvoir construire son planning et staffer les équipes disponibles. Un équipier doit faire ses comptes-rendus d’activités en quelques clics.

C’est cet usage « universel » liant gouvernance, management et outil qui instaure une boucle vertueuse (cf. schéma 2).