La gestion manuelle des notes de frais est à bien des égards une opération fastidieuse et chronophage. Elle génère pour l’entreprise des dépenses supplémentaires susceptibles de lui causer préjudice. En ce sens, le choix d’une solution électronique s’impose. Cette démarche va impulser une gestion optimale et offrir plusieurs avantages.
La gestion des notes de frais : quelles difficultés avec le processus manuel ?
La gestion manuelle des notes de frais suit un processus chronophage et épuisant. Dans la plupart des cas, elle est synonyme de perte de temps et de baisse de productivité. Partant de ces constats, le recours à des alternatives modernes, innovantes et efficaces telles que N2F est nécessaire.
Il s’agit d’une solution électronique qui fonctionne aussi bien en ligne qu’en mode déconnecté grâce à son application pour smartphone. À long terme, l’utilisation de ce moyen va permettre d’optimiser la gestion et d’avoir des résultats plus rapidement.
En principe, la gestion manuelle des notes de frais engage :
- L’élaboration du document par le salarié ;
- Sa validation par un dirigeant de l’entreprise ;
- La récupération des justificatifs des salariés ;
- Le contrôle et le remboursement par le service financier ; etc.
Heureusement, ce processus peut être accéléré par une solution électronique.
La gestion électronique des notes de frais : pour quels avantages ?
En termes d’avantages, la gestion électronique permet de gagner du temps et de faire des économies.
Un gain précieux de temps
L’utilisation d’une solution électronique permet d’accélérer considérablement le processus de traitement des notes de frais. Toutes les démarches peuvent être effectuées depuis l’interface de l’application. De l’envoi des justificatifs en passant par la validation et les demandes de remboursement, toutes les étapes sont concernées.
Entre temps, il fallait plus d’une vingtaine de minutes au salarié pour s’acquitter de cette tâche. Toutefois, cette durée peut être aujourd’hui réduite avec la solution électronique. Ce qui est bien, chaque collaborateur peut y avoir accès partout, y compris lorsqu’il est en déplacement.
De précieuses économies
En plus de favoriser ce gain de temps, le recours à une solution électronique de gestion de note de frais est aussi la garantie pour faire des économies. Cet outil donne une vision globale de l’ensemble des budgets alloués aux professionnels de l’entreprise.
L’utiliser, c’est réduire les dépenses inutiles et disposer d’une meilleure transmission entre les différents services. Pour plus d’efficacité, faites-vous accompagner par un professionnel dans sa mise en place.
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