Depuis mai 2018, toutes les entreprises sont obligées de se conformer au règlement général sur la protection des données (RGPD). Afin d’assurer leur mise en conformité, un grand nombre d’entre elles ont opté pour une offre DPO. Il s’agit d’un outil qui facilite la gestion, le pilotage et le suivi de certaines tâches dans la protection des données personnelles de personnes physiques.
Cependant, avec l’énorme variété de solutions logicielles existantes sur le marché, ce n’est pas toujours évident de choisir la meilleure offre. Découvrez nos astuces pour profiter des offres DPO adaptées pour votre entreprise.
Une offre DPO selon les besoins et le budget
Instauré pour venir remplacer la loi informatique et libertés, le nouveau règlement européen impose aux entreprises la mise en place d’un processus complexe. Chaque étape de la mise en conformité sera mieux gérée avec la présence d’une offre DPO adéquate.
Le choix de la solution de traitement de données idéale implique une étude approfondie en amont : sur le plan organisationnel et financier. Le logiciel DPO doit répondre aux besoins de l’entreprise et être dans le budget alloué.
Le coût d’un outil RGPD prend généralement en compte la licence d’utilisation, les frais de personnalisation ainsi que les coûts de formation pour la prise en main. Le choix idéal ne doit être ni trop cher, ni trop bon marché, mais respecter tout simplement le budget.
Un fournisseur sérieux et fiable
Le fournisseur est en quelque sorte un sous-traitant qui doit répondre à des niveaux d’exigences assez élevés. Pour trouver un fournisseur et une offre DPO sûre et fiable, rendez-vous sur ce site.
Avant la signature d’un contrat, intéressez-vous aux bons éléments :
- Le pays d’hébergement des données : en local ou dans un pays étranger ;
- Le type d’hébergement, en Saas ou autres ;
- L’existence d’une sous-traitance ;
- Une politique de sécurité claire.
Il est important de bien connaître avec précision les offres proposées par votre fournisseur pour le bon déroulement des démarches de conformité.
Des fonctionnalité disponibles suivant les besoins
Toutes les fonctionnalités présentes doivent correspondre aux besoins de conformité de l’entreprise.
S’assurer des fonctionnalités de base
L’outil doit comporter toutes les fonctionnalités basiques pour piloter et assurer le suivi de la mise en conformité :
- La présence d’un registre de traitement pour le responsable de traitement et le sous-traitant ;
- La centralisation d’une analyse d’impact pour la protection des données à caractère personnel ;
- La traçabilité de chaque demande pour le respect des droits des personnes ;
- L’accountability, toute la documentation sur le traitement de données ;
- Le traçage de chaque violation des données personnelles.
Vérifier la présence d’un indicateur de suivi performant
Pour assurer la mise en conformité et éviter les sanctions imposées par la commission nationale informatique et liberté (CNIL), un tableau d’indicateurs est indispensable. Il s’agit de l’évaluation de la mise en conformité suivant chaque traitement.
Le niveau de conformité après chaque étape de traitement sera ainsi plus simple et plus organisé dans sa globalité. L’utilisation des indicateurs est un moyen efficace pour visualiser l’état de la situation générale de l’entreprise.
Une approche collaborative du processus de mise en conformité
Les démarches de conformité à la nouvelle règlementation ne peuvent aucunement reposer sur les épaules des dirigeants.
L’entreprise a besoin de compétences et d’innovations sur tous les plans. L’outil RGPD devra favoriser la collaboration entre les équipes concernées. L’idée est de réaliser des étapes bien synchrones avec les autres services.
Tous les collaborateurs seront ainsi aux affûts du plan d’action mis en œuvre : responsables de traitement, sous-traitants ou encore prestataires. Tout le monde est concerné les procédures relatives au respect de la vie privée des personnes concernées.